Cuando leo titulares sobre “más TB en la nube”, pienso en otra cosa: en pymes el problema no suele ser el tamaño. Es la dependencia. Si mañana te bloquean una cuenta, cambia una condición o simplemente alguien pierde el acceso del administrador, te quedas sin contratos, sin plantillas y sin históricos.

En RSS se hablaba de que O2 Cloud pasa de 1 TB a 10 TB incluidos. No voy a entrar en comparativas de producto porque no aporta a la operación diaria. Lo que sí me parece un recordatorio útil es este: tu nube es un proveedor, y con proveedores conviene tener un plan de salida, aunque nunca lo ejecutes.

Este plan no es “montar un sistema enterprise”. Es algo que puedes hacer en 60–90 minutos para dormir mejor: identificar qué carpetas importan, exportarlas, guardarlas fuera y comprobar que de verdad podrías recuperar lo mínimo para seguir operando.

Paso 1 (10–15 min): define “lo crítico” (10 carpetas o menos). Si intentas exportarlo todo, no lo harás. Yo empiezo con: contratos y presupuestos, documentación fiscal, marca (logos/guías), plantillas, documentación de procesos, y cualquier cosa que afecte a facturar o entregar. Si una carpeta no afecta a ingresos, soporte o obligaciones, puede esperar.

Paso 2 (10–15 min): crea un inventario con dueño y prioridad. Para cada carpeta crítica apunta: propietario (persona), quién la usa, y prioridad (alta/media). Esto evita el clásico “nadie sabe quién mandó esto aquí”. Es el mismo principio que uso en inventario de integraciones y política de terceros, pero aplicado a documentos.

Paso 3 (20–30 min): exporta en dos formatos, según el tipo de documento. Criterio práctico: si son documentos de trabajo (Docs/Sheets/Slides), exporta a un formato estándar que puedas abrir fuera (PDF para cerrar versión, y un formato editable si lo necesitas). Si son archivos “tal cual” (Excel, imágenes, ZIP), descárgalos sin convertir. Trade-off: PDF te da estabilidad; editable te da continuidad. Yo suelo guardar ambos solo para lo realmente importante.

Paso 4 (10–15 min): guarda la copia fuera del proveedor. No hace falta complicarse: un disco externo cifrado, otra cuenta corporativa separada, o un segundo proveedor. La clave es que no dependa del mismo login, del mismo dominio o del mismo administrador. Si la copia está en el mismo sitio que el original, no es una copia, es un duplicado.

Paso 5 (10–15 min): prueba una restauración mínima. El error más común es confundir “tengo una descarga” con “puedo recuperar”. Abre un contrato exportado, comprueba que se ve bien, que se puede imprimir, que no faltan anexos. Si exportaste algo editable, ábrelo en otra herramienta. Si no se puede abrir, esa copia no vale.

Errores comunes (y cómo detectarlos): 1) Exportar demasiado. Se detecta porque la tarea se eterniza y la dejas a medias. 2) Copias sin control de versiones. Se detecta cuando hay varias carpetas “backup_final” y nadie sabe cuál es la última. 3) La copia depende de una persona. Se detecta cuando solo una persona tiene el disco o el acceso al segundo lugar.

Cómo medir resultado: dos métricas sencillas: (1) tiempo para recuperar un “pack mínimo” (por ejemplo, contratos + plantillas + marca) y (2) porcentaje de carpetas críticas con copia verificada (objetivo: 100%). Si en una hora puedes reconstruir lo esencial, has ganado continuidad.

Cuándo compensa delegar: si tenéis mucho volumen documental, varias sedes o requisitos de auditoría, compensa montar un sistema serio de permisos, retención y exportación recurrente. También delegaría si tu Drive está mezclado con cuentas personales o si hay información sensible y necesitas cifrado y control de acceso bien hecho. Ahí el riesgo no es técnico: es de negocio y de cumplimiento.