Herramienta
Cuánto cuesta al año un proceso manual
Una tarea de 12 minutos parece pequeña hasta que se multiplica por la frecuencia, las personas y los errores. Introduce tus datos para ver el coste anual y qué inversión tendría sentido para mejorarlo.
Cómo se calcula
Fórmulas y supuestos
- Ejecuciones al año = frecuencia × días laborables (o × semanas laborables, o × 12 meses).
- Horas al año = ejecuciones × personas × minutos ÷ 60.
- Coste del tiempo = horas × coste real por hora.
- Coste de errores = ejecuciones × % de error × coste medio por error.
- Ahorro anual = (coste del tiempo + coste de errores) × % eliminable.
- Inversión recuperable en N años = (ahorro anual − mantenimiento anual) × N.
Se asumen 46 semanas laborables al año cuando la frecuencia es semanal.
¿Qué es el coste real por hora?
Es lo que le cuesta a la empresa una hora de trabajo de esa persona: salario bruto, cotizaciones y costes asociados al puesto, dividido entre las horas productivas al año. Si no lo conoces, usa una estimación prudente.
¿Por qué no se elimina el 100 % del trabajo?
Porque casi ningún proceso se automatiza por completo. Siempre quedan excepciones, revisiones y decisiones que requieren criterio. Suponer un 100 % infla el resultado y lleva a malas decisiones.
¿El resultado es el retorno de la inversión?
No. Es un orden de magnitud con los supuestos que introduces. Sirve para decidir si merece la pena analizar el proceso con datos reales. El retorno real depende de la solución, la adopción, el mantenimiento y lo que se mida después.
¿Qué hago con el resultado?
Si el coste anual es relevante frente a lo que costaría una mejora, el siguiente paso es revisar el proceso con datos reales en una automatización de procesos o, si hay varias opciones, con un diagnóstico cerrado. Se mide qué parte puede automatizarse y qué riesgo existe.
Si prefieres revisar un proceso concreto con alguien externo, puedes analizar un proceso manual conmigo. Para cualquier duda, escríbeme a info@albertomier.com.