Solución · Extracción de datos de documentos
Datos de facturas y documentos preparados para validar, no para teclear
Si alguien de tu equipo pasa horas abriendo PDF, correos o escaneos para copiar datos en el programa de gestión, esa lectura puede automatizarse. La IA extrae los campos, las reglas los comprueban contra lo que ya sabes y una persona revisa solo lo dudoso.
Ejemplo
El sistema recibe las facturas que llegan por email, extrae proveedor, fecha, importe y número, valida formatos y duplicados, y prepara el registro. Las facturas con campos dudosos quedan pendientes de revisión. Cada extracción conserva el documento de origen.
Antes
- Documentos que llegan por correo, portal o papel y se reenvían a mano.
- Datos tecleados campo a campo en el ERP o en una hoja de cálculo.
- Errores que aparecen al cerrar el mes o cuando reclama un proveedor.
- Nadie sabe cuántos documentos están pendientes ni por qué.
Después
- Los documentos entran por un canal único y quedan registrados.
- Los datos se extraen y se comprueban contra proveedores, pedidos o importes.
- Solo los casos dudosos pasan a revisión, con el motivo indicado.
- Cada documento tiene un estado visible, de recibido a registrado.
Cómo funciona
Los pasos del proceso
- 01
Recepción
Un buzón, una carpeta o un portal desde el que llegan los documentos, sin reenvíos manuales.
- 02
Clasificación y extracción
Se identifica el tipo de documento y se extraen los campos necesarios, como emisor, fecha, importes, líneas o referencias.
- 03
Validación
Se comprueba que el proveedor existe, que hay un pedido asociado, que los totales cuadran y que el documento no está duplicado.
- 04
Revisión humana
Una bandeja con los casos dudosos y el motivo. Las correcciones quedan registradas y sirven para mejorar el sistema.
- 05
Registro
Alta en el ERP o en el programa de gestión mediante integración, con registro de cada operación.
Controles que incluyo
- Nivel de confianza por campo. Por debajo del umbral, la revisión es obligatoria.
- Conjunto de documentos reales para medir la precisión antes y después de cada cambio.
- Detección de duplicados y de importes que no cuadran.
- Registro de qué extrajo el sistema, qué corrigió una persona y cuándo.
- Coste por documento procesado, visible y previsible.
Cuándo compensa
La extracción de datos con IA tiene sentido cuando hay volumen suficiente, formatos variados que una plantilla fija no resuelve y un coste real de errores o retrasos. Si todos tus documentos llegan en el mismo formato estructurado, una integración o una regla fija puede ser más barata y precisa.
Antes de implantar, conviene calcular cuánto cuesta hoy el proceso. Puedes hacer una primera estimación con la calculadora del coste de un proceso manual.
Preguntas frecuentes
Antes de empezar
¿Qué precisión se puede esperar?
Depende de la variedad y la calidad de los documentos. Por eso empiezo midiendo con una muestra real. Antes de decidir la implantación sabrás qué parte se procesa sin intervención y qué pasa a revisión.
¿Funciona con documentos escaneados o fotos?
Sí, aunque la calidad de la imagen influye en la precisión. Lo evaluamos con una muestra de tus propios documentos, incluidos los peor escaneados.
¿Hace falta cambiar de ERP?
No. Se integra con tu programa de gestión mediante su API, importaciones o el mecanismo que permita. Si no ofrece ninguna vía, lo detectamos antes de empezar.
Cuéntame cómo funciona hoy ese proceso
Explica qué volumen tiene, quién interviene y dónde aparece el problema. Te responderé en uno o dos días laborables. Si no necesita IA ni software, también te lo diré.
No añadiré tu email a una lista comercial. Respondo en uno o dos días laborables.