Solución · Email y tareas administrativas
Correos clasificados y seguimientos con fecha y responsable
Buzones compartidos donde todo llega mezclado, contactos comerciales que nadie responde a tiempo, aprobaciones que se atascan y el informe de cada lunes preparado a mano. Automatizo el trabajo administrativo que se repite y dejo a tu equipo lo que requiere criterio.
Ejemplo
Cuando llega una solicitud al buzón compartido, el sistema comprueba que contiene los datos necesarios, crea la tarea y la asigna al equipo que corresponde. Si falta información, prepara una petición para revisar y enviar. Si detecta una excepción, la deja en una bandeja de revisión y el estado queda visible.
Antes
- Un buzón compartido que alguien revisa y reenvía a mano.
- Contactos comerciales que se quedan sin respuesta o sin seguimiento.
- Aprobaciones y avisos que dependen de que alguien se acuerde.
- Informes periódicos que exigen juntar datos de varias herramientas.
Después
- Cada correo clasificado y asignado a quien corresponde, con registro.
- Contactos registrados en el CRM, asignados y con recordatorios.
- Aprobaciones con plazos, responsables y registro de quién aprobó qué.
- Informes que se preparan desde las fuentes originales.
Cómo funciona
Los pasos del proceso
- 01
Entrada
Correos, formularios o cambios en tus herramientas que inician el proceso.
- 02
Clasificación
Reglas claras cuando bastan. IA con revisión cuando el contenido está redactado libremente y varía mucho.
- 03
Asignación y acción
Creación de tareas, registros en el CRM o el ERP y respuestas preparadas para revisar y enviar.
- 04
Seguimiento
Recordatorios, escalados por plazo y avisos cuando algo lleva demasiado tiempo parado.
- 05
Medición
Tiempo de respuesta, volumen por tipo de solicitud y casos que necesitaron intervención.
Controles que incluyo
- Ningún correo a clientes sale sin revisión humana, salvo que lo acordemos expresamente para casos de bajo riesgo.
- Registro de cada clasificación y cada acción automática.
- Bandeja de excepciones para lo que no encaja en ninguna regla.
- Aviso si el proceso deja de ejecutarse.
Empieza por lo que más se repite
Las tareas administrativas más fáciles de automatizar comparten tres rasgos. Se repiten con frecuencia, siguen reglas reconocibles y consisten en mover información de un sitio a otro. Son las primeras candidatas porque el ahorro es fácil de medir y el riesgo es bajo.
Si no tienes claro por dónde empezar, en cómo detectar tareas automatizables explico un método para ordenar las prioridades antes de elegir herramienta.
Preguntas frecuentes
Antes de empezar
¿Funciona con Gmail, Outlook o Microsoft 365?
Sí, mediante sus API y con los permisos mínimos necesarios sobre los buzones implicados.
¿La IA responde sola a mis clientes?
Por defecto, no. Prepara el borrador y una persona revisa y envía. Solo automatizo respuestas sin revisión en casos acotados, de bajo riesgo y medidos.
¿Y los informes?
Se preparan desde las fuentes originales con la lógica de cálculo documentada, para que el dato del informe coincida con el del sistema.
Cuéntame cómo funciona hoy ese proceso
Explica qué volumen tiene, quién interviene y dónde aparece el problema. Te responderé en uno o dos días laborables. Si no necesita IA ni software, también te lo diré.
No añadiré tu email a una lista comercial. Respondo en uno o dos días laborables.