Solución · Consulta de documentación interna
Respuestas sobre la documentación de tu empresa, con la fuente a la vista
Procedimientos, contratos, fichas técnicas, normativa interna o histórico de incidencias. Si tu equipo pierde tiempo buscando información o preguntando siempre a la misma persona, un buscador conversacional puede responder con las fuentes y respetando quién puede ver qué.
Ejemplo
Una persona pregunta cómo se tramita una devolución fuera de plazo. El sistema busca en los procedimientos a los que esa persona tiene permiso, redacta la respuesta a partir de los fragmentos encontrados y enlaza cada fuente. Si no encuentra evidencia suficiente, lo indica y no inventa una respuesta.
Antes
- La información está repartida en carpetas, correos, wikis y en la memoria de algunas personas.
- Las mismas preguntas se responden una y otra vez.
- Las personas nuevas tardan en encontrar cómo se hacen las cosas.
- Hay quien pega documentos internos en herramientas de IA públicas sin control.
Después
- Un buscador conversacional que responde a partir de documentos aprobados.
- Cada respuesta enlaza la fuente para poder comprobarla.
- Cada usuario solo consulta lo que sus permisos le permiten.
- Cuando no hay información suficiente, el sistema lo dice.
Cómo funciona
Los pasos del proceso
- 01
Selección de fuentes
Qué documentos entran, quién es responsable de cada fuente y cómo se mantienen actualizados.
- 02
Preparación con permisos
Los documentos se preparan para la búsqueda conservando quién puede consultarlos.
- 03
Búsqueda y respuesta
Ante una pregunta se buscan los fragmentos relevantes y el modelo responde solo a partir de ellos, citando la fuente.
- 04
Evaluación
Un conjunto de preguntas reales con respuestas esperadas para medir la calidad antes de abrir el uso y después de cada cambio.
- 05
Mantenimiento
Registro de consultas, detección de preguntas sin respuesta y actualización de las fuentes.
Límites y controles
- El sistema responde con lo que hay en las fuentes. Si los documentos se contradicen, la respuesta también lo reflejará.
- Permisos heredados de tus sistemas o definidos por grupos.
- Cita obligatoria en cada respuesta y aviso cuando no hay evidencia.
- Proveedores y condiciones de tratamiento de datos acordados antes de empezar.
- Registro de consultas para revisar la calidad y mejorar las fuentes.
Qué resuelve y qué no
Un buscador conversacional bien planteado reduce el tiempo de búsqueda y las interrupciones a las personas que conocen cada procedimiento. No sustituye a una documentación ordenada. Si los documentos se contradicen o están desactualizados, el sistema reflejará ese desorden. Parte del trabajo consiste en decidir qué fuentes son válidas y quién las mantiene.
Si además de responder necesitas que el sistema ejecute acciones en tus herramientas, lo planteo con una lista cerrada de acciones permitidas, permisos, confirmación en los puntos críticos y registro. Lo explico en la página de inteligencia artificial para empresas.
Preguntas frecuentes
Antes de empezar
Guías relacionadas
¿Qué es RAG?
Son las siglas en inglés de «generación aumentada por recuperación». En lugar de fiarse de lo que el modelo sabe, el sistema busca primero en tus documentos y el modelo redacta la respuesta a partir de lo encontrado.
¿Se puede equivocar?
Sí. Puede recuperar un documento desactualizado o interpretar mal un fragmento. Por eso cito las fuentes, mido la calidad con preguntas reales y defino qué documentos son válidos.
¿Dónde se guardan nuestros documentos?
Se decide en el diseño según tus requisitos. Puede ser tu infraestructura, tu nube o un proveedor concreto con condiciones de tratamiento acordadas.
Cuéntame cómo funciona hoy ese proceso
Explica qué volumen tiene, quién interviene y dónde aparece el problema. Te responderé en uno o dos días laborables. Si no necesita IA ni software, también te lo diré.
No añadiré tu email a una lista comercial. Respondo en uno o dos días laborables.